Раз в месяц (а если на УСН — раз в квартал) нужно свести список заказов для отчётности: дата, товар, сумма. Обычный путь — зайти в кабинет Ozon, найти нужный раздел, выгрузить отчёт, руками почистить лишние столбцы и переслать бухгалтеру. Пять минут, если ничего не отвлекло, пятнадцать — если отвлекло. Мы решили, что это должно приходить само.
Что теперь приходит автоматически
1-го числа каждого месяца в 05:00 по Москве на почту приходит письмо со списком заказов за весь прошедший месяц — целиком, с 1-го по последнее число. В теле письма — сводка, во вложении — CSV с построчной детализацией.
Сводка сразу видна в письме, полный список — во вложении
CSV специально сделан таким, каким его удобно открыть в Excel или загрузить в 1С — с разделителем ; и кодировкой, в которой кириллица не превращается в кракозябры. В каждой строке — дата заказа, товар, статус, схема (FBS/FBO), количество и выручка. Без фильтра по статусу: отменённые заказы тоже попадают в список, просто видны отдельной строкой в статусе — так проще свериться с тем, что реально произошло за месяц, а не только с тем, что доехало до покупателя.
А если отчёт нужен раньше 1-го числа
Ежемесячная рассылка удобна, когда можно подождать начала месяца. Но иногда отчёт нужен прямо сейчас — например, попросил бухгалтер, или захотелось свериться с цифрами в середине месяца. Для этого в Настройках есть кнопка, которая работает по тому же принципу, что и «Обновить сейчас» на Дашборде: не ждать расписания, а получить актуальные данные по нажатию.
Кнопка не привязана к галочке выше — работает, даже если ежемесячная рассылка выключена
Кнопка «Отправить отчёт за текущий месяц сейчас» собирает тот же CSV, но за период с 1-го числа текущего месяца по сегодняшний день, и присылает его на почту за несколько секунд — без ожидания и без похода в кабинет Ozon.
Почему это оказалось важнее, чем казалось на старте
Идея выглядела простой — «выгрузить список заказов» — но за ней стоит один и тот же вопрос, который в mplens решается одинаково на любой странице с деньгами: где заканчивается плановая цифра и начинается подтверждённая. В отчёте — плановая выручка по цене продажи на дату заказа, а не по факту начисления Ozon (то же самое разделение, что уже описано в статье про подсчёт возвратов и отмен). Для налоговой и для сверки с бухгалтером это ровно то, что нужно: не «сколько Ozon уже перечислил», а «сколько заказов реально было оформлено и на какую сумму» — именно так задаётся выручка при большинстве систем налогообложения продавцов на маркетплейсах.
Второй момент — доверие к автоматике. Письмо не просто прикладывает файл: сводка в теле письма (количество заказов, сколько из них отменено, сколько доставлено, суммы) — это возможность проверить цифры глазами за десять секунд, не открывая вложение. Если сумма в сводке выглядит странно — можно сразу заметить, а не обнаружить ошибку через два месяца при сверке с бухгалтером.
Попробуйте сами — зарегистрируйтесь бесплатно, подключите магазин и включите рассылку в Настройках. Первое письмо можно не ждать до 1-го числа — кнопка «Отправить сейчас» пришлёт его сразу.